Sosiaalialan palveluita tarjoava Treili Oy on automatisoinut työvuorosuunnittelun käytäntöjä viimeisen vuoden aikana. Ennen automatisointia suunnittelu aiheutti monimutkaisia haasteita aina palkanlaskennasta esihenkilöiden ajankäyttöön. Automatisointi mahdollistaa tuottavuuden kasvun ja työhyvinvoinnin huomioimisen.
– Treilin esihenkilöiltä meni jopa 30 % työajasta työvuorojen suunnitteluun. Arvioin, että laskemalla valtakunnallisesti vuorosuunnitteluun käytetyn ajan ja hyödyntämällä automatisointia, soteuudistus voisi saavuttaa jopa tavoitellun kolmen miljardin säästön, sanoo toimitusjohtaja Leena Lehtonen.
Työvuorosuunnittelun hintalappu on liian suuri
Sosiaali- ja terveysalalla on vaikea nähdä tulevaisuuden säästökohteita, kun todellisuudessa kustannusten kehityssuunta on kasvava. Työntekijöitä tarvitaan lisää ja palkkoja pitää nostaa. Näistä lähtökohdista on vaikea löytää yhtälöä kustannusten hillitsemiseen, saati pienentämiseen.
– Työvuorosuunnittelun käytäntöjen radikaali muuttaminen toisi selkeää säästöä. Tämä vaatisi valtakunnallista teknistä ja asenteellista muutosta, mutta on täysin mahdollista. Sote-alan digiloikka vaatii vielä tekemistä. Toiminnot, joissa digitalisaatio voisi tuottaa tehokkuutta ja kustannushyötyjä, ovat nimenomaan hoivapalveluiden tukiprosessit, Lehtonen toteaa.
Työvuorosuunnittelu on yksittäinen hallinnollinen työkokonaisuus, mikä vie sote-alalla valtavasti resursseja. Suunnittelu edellyttää ensisijaisesti lähiesihenkilöiden työaikaa, mutta myös työntekijät käyttävät työaikaa työvuorojen suunnitteluun ja kommentointiin. Treilillä esihenkilöiden listatyöskentelyyn meni aiemmin työaikaseurannan perusteella karkeasti kolmannes kokonaistyöajasta.
– Työvuorot suunnitellaan usein lyhyellä syklillä kolmeksi tai kuudeksi viikoksi kerrallaan, ja joka kerta vuorolistaa lähdetään suunnittelemaan nollasta. Esihenkilö viimeistelee listan työntekijöiden toiveiden ja mieltymysten sekä työn tarpeiden pohjalta, tekee lista-aikaiset muutokset, kuten vuoronvaihdot, ja hyväksyy toteutuneet vuorot, kertoo Lehtonen omasta kokemuksestaan.
– Jos valtakunnallisesti työvuoroihin käytetään saman verran aikaa kuin meillä aiemmin, kuluu alalla 300 esihenkilön työpanoksesta sadan panos johonkin muuhun, kuin lähiesihenkilötehtäviin.
Esihenkilöiden työpanos sinne, minne se kuuluu
Työvuorosuunnittelun automatisoinnilla esihenkilöiden työpanos ja osaaminen voidaan nyt Treilillä käyttää tuottavuutta ja henkilöstön hyvinvointia lisääviin asioihin, kuten arjen sujuvuuden hallintaan, henkilöstökeskusteluihin, työkykyasioihin sekä esimerkiksi arjen sujuvuuden, työprosessien, laadun, palveluiden ja osaamisen kehittämiseen.
– Työvuorokäytäntöjä on yhtä monta kuin on yrityksiäkin. Mietittäessä sote-alan kehittymistä ja tehostamista haastan pohtimaan työvuorosuunnittelun tehostamisen kustannusvaikutusta valtakunnallisesti, kun alan henkilöstökulut muodostavat jopa 80–85 % kustannuksista, Lehtonen sanoo.
Tuottavuuden näkökulmasta pienemmällä panoksella saavutettaisiin sama lopputulos tai vaihtoehtoisesti samalla panoksella parempi lopputulos. Myös työn tuottavuus paranee, jos esihenkilöiden työaikaa käytettäisiin enemmän esihenkilötehtäviin.
– Tavoitteenamme on vähentää suunnitteluun kuluvaa aikaa vielä lisää, mutta listojen toteuttamiseen käytetty aika on pienentynyt jo nyt huomattavasti. Saamme ohjattua kriittistä työpanosta sinne, minne se kuuluu.
Automatisoinnilla vaikutusta myös työhyvinvointiin
Sote-alalla työvuorot ovat suuressa roolissa myös pohdittaessa työntekijöiden hyvinvointia ja työssä jaksamista. Usein koetaan, että työtyytyväisyyden ja -hyvinvoinnin merkittävin tekijä on se, että työntekijät saavat suunnitella omat työvuoronsa mahdollisimman pitkälle itse.
– Työnantajan näkökulmasta olennaisinta on, että suunnittelu noudattelee työaikalakia, työehtosopimusta, työtehtäviä, osaamista ja työvuorojen ergonomisuutta. Ristiriitatilanteissa työntekijä herkästi kokee, ettei tule kuulluksi ja arvostetuksi ja kokee työhyvinvointinsa heikentyvän. Automatisoinnilla mahdollistamme myös työntekijöiden toiveita, mieltymyksiä ja työvuoropainotuksia, mutta samalla työaikalaki sekä TES toteutuvat kaikissa vuoroissa, sanoo Lehtonen.
Työvuorosuunnittelun käytännöt ja pelisäännöt ovat yksi alan työpaikan vaihtoa perusteleva tekijä: moni työntekijä valitsee sen työpaikan, missä voi eniten vaikuttaa omaan työvuorolistaansa. Toisaalta esimerkiksi Treilillä yli puolet työntekijöistä ei esitä yhtäkään työvuorotoivetta kuuden viikon listalleen. Työnantajan tulee varmistaa, että myös näiden henkilöiden listat ovat laadukkaat ja lista kokonaisuudessaan on tasavertainen.
– Olen miettinyt, miksi sote-alalla työvuorot ovat niin valtavan suuressa roolissa. Alan perusolettamus kuitenkin on, että työ on vuorotyötä. Naisvaltaisella alalla työn, kodin ja vapaa-ajan yhteensovittaminen on toki tärkeää, mutta esimerkiksi teollisuudessa toimitaan kiertävien työvuorolistojen kanssa. Sote-sektorilla ollaan monessa suhteessa valtavien muutosten edessä. Teknologian ja digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntämällä toimintamalleja voi kuitenkin parantaa ja luoda juuri sitä tuottavuutta, jota sote-sektorilla kipeästi tarvitaan, uskoo Lehtonen.