Digitalisaation hyödyntäminen sote-palveluissa kannattaa kohdentaa

Digitalisaation, robotiikan ja tekoälyn innovaatioista on toivottu pelastusta sotepalveluiden kustannus- ja resurssirakenteisiin jo pitkään. Hienoja avauksia esim. ikäihmisten palveluihin onkin jo nähty lehteä lukevasta robotista virkistystoiminnan ohjelmiin. Ihmisläheisyyttä tai ihmistyötä korvaavia keksintöjä on kuitenkin vielä varsin vähän. Palveluihin, joissa kohtaaminen ja kosketus ovat keskeiset laatutekijät, digitalisaation hienoudet eivät vielä yllä.

Toiminnot, joissa digitalisaatio sen sijaan tuottaa tehokkuutta ja kustannushyötyjä, ovat hoivapalveluiden tukiprosessit. Yksi suurimpia ja aikaa vievimpiä tukitoimintoja sote-sektorilla on työajan suunnittelu ja toteutuneen työajan raportointi. Toimialana sote-sektori poikkeaa esim. teollisuuden ja kuljetuksen aloista merkittävästi siinä, että työvuorot suunnitellaan usein yksilöllisesti, manuaalisesti ja lyhyeksi ajaksi kerrallaan. Työvuorojen suunnittelu on jatkuvaa ja listan rakentaminen aloitetaan joka kerta alusta. Yleensä suunnittelusta vastaa ja sen toteuttaa lähiesimiehet, joiden työpanos ja osaaminen tarvittaisiin muuhun henkilöstöjohtamiseen, esim. työkyvyn tukemiseen.

Treilillä työvuorot suunnittelivat aiemmin esimiehet. Työaikaseurannan mukaan esimiesten työajasta noin 30%:a kului työvuorosuunnitelmien ja -toteutumien laadintaan. Treilillä tämä tarkoitti sitä, että karkeasti laskettuna kolmesta esimiehestä yhden esimiehen työaika meni kokonaan työvuorosuunnitteluun. Tämän päälle tuli työntekijöiden suunnitteluun käyttämä aika, palkanlaskennan työaika ja henkilöstöhallinnon tuen käyttämä aika. Yksikkökohtaiset suunnitteluerot olivat paikoitellen suuret ja autonomisesta suunnittelusta hyötyivät ne työntekijät, jotka esittivät toiveensa listalle. Työvuorolistojen laatu ja tasavertaisuus olivat yksikkökohtaisia, ei organisaatiokohtaisia.

Vuosi sitten teimme ison remontin työvuorosuunnittelukäytänteiden muuttamiseksi. Siirryimme esimiesvetoisesta suunnittelusta keskitettyyn suunnitteluun, kolmen viikon suunnittelujaksoista kuuden viikon jaksoihin ja manuaalirakentamisesta tekoälypohjaiseen suunnitteluun, optimointiin. Tavoitteenamme on suunnitella laadukkaat ja tasavertaiset listat mahdollisimman lyhyessä ajassa, mahdollisimman pienin resurssein.

Vaikka meillä on vielä matkaa lopulliseen tavoitteeseen, on muutos jo nyt osoittautunut kannattavaksi. Muutos ei näy ainoastaan listasuunnittelun tehokkuutena ja suunnitteluun käytetyn ajan säästönä, vaan myös laadunvalvontana ja osaamisen varmistamisena. Suunnittelun optimointi on nopeasti osoittanut automatisoinnin ja tekoälyn yllättävän puolen: ihmisen on vaikea olla yhtä tasapuolinen kuin koneen. Optimointi on joukko erilaisia parametrejä eli taustaolettamuksia, joiden painotusten perusteella järjestelmä rakentaa työvuorojen suunnittelun. Yksiköiden esimiehet vastaavat parametrien asettamisesta ja johtavat oman kokonaisuutensa arkea tätä kautta. Parametrien painotuksilla voidaan myös yksilöllisesti vaikuttaa työkuorman tasavertaisuuteen, taloudellisuuteen ja ergonomiaan. Työntekijöiden tarpeita ja toiveita esimerkiksi yövuorojen suhteen voidaan ottaa huomioon nyt jopa paremmin kuin aiemmassa, manuaalisessa, yksikkökohtaisessa suunnittelussa. Laadunvalvonta ja ennakointi toimivat sekä asiakkaiden että työntekijöiden eduksi.

Muutos ei luonnollisestakaan ole ollut helppo. Työajan ja vapaa-ajan yhteensovittamisella on sote-alalla erityinen arvo alan naisvaltaisuuden vuoksi. Kulttuurin muutos näin isossa asiassa on väistämättä saanut aikaan myös vastustusta. Ohjelmistovaihdokset ja käytänteiden rajut muutokset vievät aina aikansa, eikä kaikki valmistu yhdessä yössä. Alusta asti on kuitenkin ollut selvää, että valittu suunta on oikea.

Digitalisaation ratkaisuja kannattaa ja tulee hyödyntää sote-sektorilla siellä, mihin ne parhaiten sopivat. Kun mietitään, miten paljon suomalaisessa sote-maailmassa käytetään aikaa työvuorosuunnitelmien tekoon, päästään valtaviin henkilötyövuosimäärään. Tällä on todella suuri hintalappu ja työ on pois muusta johtamisesta. Voisiko sote-uudistuksen taloudelliset säästötavoitteet toteutakin siten, että työvuorosuunnittelu tehdään huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin ja esimiesten työpanos ohjataan niihin esimiestöihin, mistä työntekijät enemmän hyötyvät?

Leena Lehtonen
toimitusjohtaja
040 704 4280
leena.lehtonen@treili.fi